Financeiro da festa
Como ler o total, o recebido e o saldo da festa, acrescentar adicionais e descontos, acompanhar o sinal e o saldo e lançar os pagamentos com a data em que o dinheiro entrou.
Na reserva, a aba Financeiro mostra quanto a festa custa, quanto já entrou e quanto falta. Ela tem quatro partes: o Resumo financeiro, os Itens, as Parcelas e os Pagamentos.
No alto, o Resumo financeiro traz o Total, o Recebido, o Líquido (o recebido menos as devoluções) e o Saldo, o que falta receber. Ao lado do título fica a situação financeira, a mesma da lista de reservas: Sinal pago, Quitado, Vencido e as outras (veja Agenda e reservas).
- Os Itens da festa, com o Total da festa.
- As Parcelas: o sinal e o saldo, com o vencimento e o estado de cada um.
No exemplo, a festa custa R$ 1.680,00: o pacote de R$ 1.500,00 com 15 crianças e 3 crianças a mais, a R$ 60,00 cada. O sinal de R$ 504,00 está pago; o saldo de R$ 1.176,00 vence em 15/10.
Itens
As linhas marcadas Pacote vêm do tipo de festa e do número de crianças e adultos contratados. Elas não se editam aqui: para mudar, edite a reserva (veja Mudar o número de convidados).
Adicionar item abre uma janela com três abas:
- Adicional: um dos adicionais cadastrados, com a Quantidade (veja Cadastros). Uma Hora extra estica o fim da festa.
- Item avulso: qualquer coisa fora do cadastro, com Descrição, Quantidade e Valor unitário.
- Desconto: o Valor do desconto e o Motivo. Ele aparece negativo na lista.
A lixeira de uma linha, Remover item, tira o item depois de confirmar. A linha do excedente, que nasce ao encerrar a festa, também não se edita aqui: ela mostra Definido no encerramento (veja Festas de hoje).
Sinal e saldo
O plano de pagamento nasce quando a reserva é pré-reservada ou confirmada, pelas regras do tipo de festa:
- Sinal: o percentual ou o valor fixo do tipo, vencendo no dia da contratação.
- Saldo: o resto, vencendo tantos dias antes da festa quanto diz Saldo até quantos dias antes. Se a data da festa muda, o vencimento do saldo acompanha.
Cada parcela mostra quanto já foi Coberto pelos pagamentos e o Estado: Paga, Paga em parte, Vencida ou A vencer. Os pagamentos cobrem as parcelas em ordem, da que vence primeiro. Se o total da festa cresce depois do plano, a diferença aparece numa linha Restante (sem parcela), que vence na data da festa.
Uma parcela vencida e não paga deixa a reserva como Vencido, com um ícone na agenda.
Combinou outra divisão com o cliente? Editar parcelas, embaixo da tabela, muda o número de parcelas, os valores, os vencimentos e os nomes (veja Editar as parcelas). Depois de editadas, as parcelas não acompanham mais a data da festa.
Pagamentos
Role a aba até Pagamentos. Cada pagamento tem a Forma de pagamento, a Data, o Valor e, se quiser, o Código do cupom da maquininha.
- A Data é o dia em que o dinheiro entrou. Ela vem com hoje e não aceita dia futuro.
- O Valor.
- Adicionar forma de pagamento abre uma linha para outro pagamento.
- Salvar pagamentos grava. Antes, confira o aviso logo acima: Falta receber, Pagamento completo ou quanto passou do total.
O Recreato mostra Pagamentos salvos. Desfazer alterações volta ao que estava gravado.
Se os pagamentos passam do total, o botão vira Confirmar mesmo assim: nada impede o cliente de pagar a mais, e a reserva fica como Pago a mais.
O dinheiro entra no caixa do dia em que entrou
Cada pagamento conta no caixa da Data dele, não do dia em que foi lançado. Um sinal recebido ontem e lançado hoje entra no relatório de ontem.
- Na Recepção, o pagamento de festa de hoje entra em Recebido hoje, que mostra embaixo inclui R$ X de eventos (veja Acompanhar quem está no salão).
- Nos relatórios, ele entra na linha Eventos e no gráfico Formas de pagamento (veja Ler os relatórios).
Apagar, diminuir ou mudar a data de um pagamento de outro dia muda o caixa daquele dia. Por isso o Recreato pergunta antes, em Mudar o caixa de outro dia?, dizendo qual dia muda. O botão diz o que vai acontecer, por exemplo Apagar recebimento de 20/09, e Voltar desiste.
Mudar o número de convidados
Para mudar o número de crianças ou de adultos contratados, abra o Resumo, clique em Editar e troque os números. O pacote é recalculado pelo preço que a reserva guardou.
Se a reserva já tem pagamento, o Recreato pergunta antes, em Recalcular o pacote?, com o valor de antes, o novo e quanto já foi pago. Recalcular pacote grava: o saldo muda, os pagamentos não. Voltar deixa como estava.